Aplikasi Desain Figma

 Mari Mengenal Aplikasi Persuratan

Daftar Isi: 

1. Pengertian Aplikasi Persuratan

2. Cara Menerapkan Aplikasi Manajemen Surat

3. Fitur - Fitur Aplikasi Manajemen Surat

4. Manfaat Aplikasi Persuratan

Pengertian Aplikasi Persuratan

Kemudahan urusan surat menyurat di era kecanggihan teknologi ini direalisasikan dalam bentuk aplikasi manajemen surat. Aplikasi manajemen surat merupakan hasil dari pemecahan masalah persuratan yang ada pada perkantoran. Dalam penerapannya tentunya menjadi aplikasi pengembangan teknologi yang dapat digunakan dalam segela aspek persuratan.

Surat menyurat yang menggunakan sistem manual pada perkantoran selalu melibatkan staf atau admin khusus dalam mengatasi masalah tersebut. Admin tentunya berasal dari sumber daya manusia yang ahli dibidangnya, yang mampu menyelesaikan tugasnya.

Kita tahu bahwa admin yang melakukan atau menyelesaikan urusan persuratan menggunakan sistem manual dan konvensional memerlukan waktu cukup lama. Penginputan yang dilakukan haruslah sesuai dengan korelasi atau hubungan antara surat masuk dan keluar. Oleh karena itu, penginputan dan pemrosesan surat haruslah menggunakan aplikasi dalam penerapannya.

Aplikasi persuratan pada perusahaan sangatlah dibutuhkan oleh pihak perusahaan karena surat menyurat termasuk hal yang berpengaruh. Di dalam persuratan perusahaan ada pencatatan surat yang berhubungan dengan pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal dalam bentuk kerja sama. Pengarsipan surat harus dicatat dan didata dengan baik, agar saat melakukan pencarian dapat dengan mudah ditemukan. Dalam hal pengarsipan surat, pencatatan harus dikategorikan berdasarkan surat masuk dan keluar. Selain itu, pencatatan surat harus juga dilakukan sesuai nomor surat untuk memudahkan dalam kategorisasi dan penemuan surat.

Pengarsipan surat yang dilakukan secara konvensional dan tidak menggunakan aplikasi arsip surat menjadikan proses pencatatan menjadi lama dan tidak otomatis. Penerimaan surat masuk dan keluar dari perusahaan yang berbeda-beda jenisnya mengakibatkan proses pencatatan konvensional bukan menjadi opsi terbaik dalam mengatasi proses pengarsipan surat digital.

Pencatatan secara konvensional membutuhkan tenaga ahli di bidangnya dan menyulitkan untuk mengakses arsip surat dimanapun dan kapanpun. Sedangkan kemajuan zaman yang mengharuskan aplikasi mampu beradaptasi dan menyesuaikan pergerakan perusahaan. Dengan demikian perusahaan membutuhkan aplikasi persuratan yang mampu beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan dan mobilitas perusahaan.

Apa itu Aplikasi Persuratan?

Dalam proses persuratan terdapat disposisi surat masuk dan keluar yang berbeda-beda asal dan jenisnya, pengarsipan surat yang dilakukan secara konvensional sangat membutuhkan waktu yang lama karena data yang di input tidak secara otomatis dan terpusat. Dengan demikian perlu adanya aplikasi surat menyurat yang membantu dalam masalah persuratan yang ada. Aplikasi persuratan adalah aplikasi yang berbentuk e-persuratan yang berbasis web dengan berbagai fitur di dalamnya dengan kemampuan mengarsipkan surat secara aman dan terpusat.

Aplikasi persuratan adalah aplikasi penerimaan surat yang mampu membantu pendistribusian surat dengan mudah, cepat, dan tepat. Pendistribusian dapat dilakukan secara otomatis dan dapat diawasi mengenai surat yang belum terdistribusikan. Pada aplikasi ini menjadikan surat digital lebih mudah untuk dikoordinasikan dan dikontrol.

Aplikasi ini dibutuhkan oleh perusahaan karena memudahkan pekerjaan dalam penerimaan surat digital, di aplikasi ini juga menjadi aplikasi agenda surat masuk dan keluar yang mencatat surat secara terdata, dan pastinya memberikan laporan secara berkala sehingga pengarsipan kantor dapat terpantau dengan baik.

Aplikasi persuratan bermanfaat untuk membantu dalam hal pendistribusian surat, dengan menjadikan distribusi surat menjadi lebih cepat dan memudahkan identifikasi surat yang belum terdistribusikan. Selain itu menjadi aplikasi penomoran surat otomatis yang mengurangi kesalahan dalam penomoran surat. Dalam penggunaan aplikasi surat menyurat perkantoran menjadikan birokrasi dan urusan persuratan lebih efisien dan tentunya pengaksesan aplikasi dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun.

Mengapa penting untuk bisnis anda?

Untuk memenuhi kebutuhan teknologi yang semakin canggih, aplikasi surat menyurat  juga harus semakin berkembang. Oleh karena itu SIPAS atau Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat yang membuat pencatatan surat menjadi lebih mudah dan dapat dikendalikan dengan baik. Aplikasi SIPAS merupakan bentuk dari aplikasi agenda surat masuk dan keluar yang berupa aplikasi arsip surat buatan dari PT. Sekawan Media Informatika yang didalamnya terdapat banyak fitur untuk membantu persuratan. Aplikasi persuratan memberikan laporan secara berkala sehingga memudahkan untuk memberi laporan kepada pimpinan perusahaan. Aplikasi SIPAS juga mampu menyimpan data secara aman dan tanpa khawatir data akan hilang.

Aplikasi e-persuratan ini juga dapat mendistribusikan surat masuk dan keluar secara cepat dan akurat. Pada masalah pendistribusian surat dapat dilihat ekspedisi surat atau riwayat keberadaan surat. Pada surat digital masuk dan keluar yang ada disesuaikan dengan relasi keterkaitannya, sehingga memudahkan dalam pencarian korelasi surat.  Selain itu, e-persuratan ini juga menjadi aplikasi penomoran surat otomatis sehingga pemberian nomor surat tidak dilakukan secara manual yang memungkinkan terjadinya kesalahan pada pengurutan nomor.

Selain itu aplikasi ini menjadikan pembuatan konsep surat menjadi mudah karena rancangan atau konsep dapat dibuat langsung melalui aplikasi. SIPAS menyediakan banyak fitur-fitur yang menarik dan membantu instansi atau perusahaan dalam pengarsipan dan fitur-fitur dari SIPAS yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi tersebut. Maka dari itu setiap perusahaan dan instansi harus memilih SIPAS dalam membantu penerimaan surat masuk dan keluar.

Aplikasi SIPAS menjadi solusi masalah perusahaan mengenai persuratan. Penggunaannya dapat diterapkan di perusahaan atau instansi pemerintah. SIPAS hadir memberikan kemudahan bagi semua urusan administrasi dan persuratan. Aplikasi SIPAS memiliki fitur-fitur yang mampu memudahkan urusan persuratan dengan baik, fitur-fitur yang dimiliki dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan instansi terkait. SIPAS menjadi solusi terkini dalam menyelesaikan permasalahan kantor.

Penggunaan aplikasi berbasis web yang dapat diakses secara mobile ataupun aplikasi memudahkan dalam pengontrolan surat. Memudahkan dalam pendistribusian disposisi surat sehingga dapat menghemat waktu dan biaya. Dengan demikian setiap perusahaan dan instansi harus menerapkan aplikasi persuratan SIPAS

Cara Menerapkan Aplikasi Manajemen Surat

Aplikasi pengembangan teknologi dengan bentuk aplikasi surat menyurat ini adalah salah satu bentuk dari dampak perkembangan teknologi yang diaplikasikan dalam membantu urusan persuratan kantor atau perusahaan. Dalam penerapannya akan mudah dilakukan karena dapat diakses hanya dengan aplikasi yang dapat digunakan untuk monitoring surat kapan saja dan dimana saja. Aplikasi manajemen surat yang harus diterapkan dalam perusahaan adalah aplikasi yang memiliki fitur-fitur yang dapat membantu dan menyesuaikan kebutuhan perusahaan dalam menyelesaikan persuratan mereka.

Aplikasi yang menjadi solusi dan harus diterapkan dalam urusan surat menyurat perusahaan adalah aplikasi SIPAS. Aplikasi SIPAS adalah bentuk aplikasi pengembangan teknologi yang merupakan dampak perkembangan teknologi yang harus diterapkan dalam perusahaan karena memiliki fitur-fitur bantuan yang akan memudahkan urusan surat menyurat dan monitoring surat. Dengan penggunaan aplikasi SIPAS pencatatan surat masuk dan keluar menjadi lebih efektif dan membantu admin atau staff dalam melakukan pencatatan.

Pelaporan data surat menyurat yang diberikan dilakukan secara terpusat dan memudahkan dalam pengecekan, pencarian dan monitoring surat. Monitoring surat penting dilakukan untuk mengetahui  dan melacak keberadaan surat yang ada pada perusahaan. Dengan penggunaan aplikasi surat menyurat ini monitoring surat dapat dilakukan dengan mudah.

Aplikasi SIPAS telah diterapkan dan digunakan oleh banyak perusahaan atau instansi pemerintah untuk mengatasi dan menyelesaikan persuratan secara efektif. Dalam penerapan SIPAS dapat dengan mudah dilakukan dengan menghubungi kontak.

Dampak perkembangan teknologi yang semakin luas mempengaruhi semua lingkup urusan, yang sebelumnya segala hal dilakukan menggunakan sistem manual berubah menjadi sitem modern yang segala hal dilakukan menggunakan aplikasi. Dampak tersebut juga berpengaruh pada surat menyurat yang berubah menjadi menggunakan aplikasi. Dengan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa:

1. Aplikasi manajemen surat adalah aplikasi yang sangat membantu dalam urusan surat menyurat kantor yang memudahkan penanganan dalam mengatasi surat digital
2. Dengan penggunaan aplikasi surat menyurat, monitoring surat, pengarsipan atau pencatatan surat masuk akan tertata dengan baik dan rapi. Surat yang ada juga menjadikan mudah untuk diarsipkan secara urut.
3. Penomoran surat otomatis akan membantu dalam memberikan nomor surat secara baik dan mengurangi potensi nomor surat yang salah, tidak urut, atau ganda.
4. Pendistribusian surat akan lebih mudah dilakukan karena hanya melalui aplikasi dan pengaksesan aplikasi dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja hanya dengan aplikasi.
5. Fitur pencarian yang disajikan juga mempermudah pencarian surat dan mengetahui riwayat surat sehingga pencarian surat tidak membutuhkan waktu yang lama dan lebih efisien.

Berdasarkan kesimpulan tersebut, penerapan aplikasi manajemen surat dapat diterapkan dengan menggunakan aplikasi SIPAS. Dalam penerapannya aplikasi SIPAS dapat dilakukan secara mobile dan mudah dalam pengaksesan. Perusahaan-perusahaan yang menginginkan menerapkan SIPAS dapat menghubungi Kontak.

Fitur - Fitur Aplikasi Manajemen Surat

Untuk menjawab kebutuhan-kebutuhan dari perusahaan yang menerapkan sistem aplikasi ini, maka aplikasi surat menyurat memiliki fitur-fitur pembantu yang mendukung kerja aplikasi ini dan mampu untuk memonitoring surat. Fitur-fitur yang dimiliki juga memiliki kegunaan dan manfaatnya masing-masing, yang antara lain:

1. Fitur pencatatan surat masuk dan keluar

Pada fitur ini surat masuk atau surat keluar akan dilakukan pengarsipan dan pencatatan surat atau data surat menyurat secara baik dan optimal. Dalam melakukan pengarsipan atau pencatatan, pada fitur ini juga memberikan kelengkapan atribut surat dari instansi terkait, dan mampu mengunggah dokumen.

2. Fitur disposisi surat

Dalam persuratan kantor tentunya memiliki disposisi surat yang berasal dari pimpinan. Disposisi surat adalah bentuk surat perintah kerja yang diberikan dari pimpinan untuk bawahan. Dengan menggunakan aplikasi manajemen surat, disposisi yang dilakukan oleh pimpinan dapat dilakukan dengan baik dan cepat. Sehingga isi dari disposisi tersebut dapat dilakukan dengan baik dan cepat oleh bawahan.

3. Fitur distribusi surat

Distribusi surat juga merupakan suatu proses dari persuratan apabila suatu surat sudah selesai dikerjakan. Pada pendistribusian surat ini surat akan diberikan kepada tujuan yang ada pada surat. Pendistribusian yang dilakukan secara manual atau konvensional memerlukan jasa pengantar surat atau kurir yang tentunya akan memakan waktu lama dan biaya tambahan. Tetapi sebaliknya dengan penggunaan aplikasi pengembangan teknologi yang akan melakukan distribusi surat secara modern tanpa memerlukan jasa kurir dan hanya dilakukan melalui aplikasi. Tentunya hal ini akan menjadi lebih efektif karena surat mampu diterima oleh penerima dengan cepat.

4. Fitur penomoran surat otomatis

Penomoran surat merupakan hal yang wajib dilakukan dalam mengolah surat menyurat, karena setiap surat yang dimiliki harus memiliki nomor surat untuk memudahkan dalam mengkategorikan surat dan mengidentifikasi jenis surat yang masuk atau keluar. Fitur penomoran surat otomatis membantu dalam memberikan nomor surat secara baik dan akan mengurangi potensi kesalahan nomor surat atau nomor surat yang sama.

5. Fitur pencarian surat

Riwayat surat atau pencarian surat akan mudah dilakukan dengan menggunakan fitur ini, pada fitur pencarian surat terdapat kolom yang mampu mencari riwayat surat dan data surat menyurat secara cepat. Sehingga tidak memerlukan waktu lama dalam pencariannya serta lebih efisien serta pencarian data surat menyurat tetap tersimpan dengan rapi dan baik.

Manfaat Aplikasi Persuratan

1. Penyelesaian surat akan terselesaikan dengan cepat dan akurat

Aplikasi persuratan mampu mengatasi masalah mengenai data surat menyurat  dan monitoring surat menjadi lebih cepat dan efisien karena proses surat akan dilakukan hanya dengan aplikasi dan secara modern.

2. Menghemat tempat, waktu, dan biaya

Dengan penggunaan aplikasi persuratan akan menghemat tempat karena pengarsipan dan pencatatan hanya dilakukan dengan menggunakan aplikasi dan surat yang ada tidak perlu diarsipkan atau diletakan di tempat khusus.

3. Mudah dalam pengoperasiannya

Aplikasi pengembangan teknologi ini sangat mudah dalam pengoperasiannya, karena dapat diakses dan digunakan kapan saja dan dimana saja.

Manfaat-manfaat yang didapatkan dari aplikasi manajemen surat ini akan sangat banyak apabila perusahaan tersebut menerapkan penggunaanya dengan baik serta optimal, dan tentunya dapat menyesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan yang menerapkannya.

Tunggu Apalagi? Konsultasikan segera kebutuhan digitalisasi anda bersama www.wansolution.co.id 

KONSULTASI GRATIS 

(Admin)

0882-9037-8482 Cs1

0857-7612-5559 Cs2
0858-9165-8512 Cs3

Alamat Kantor:

CQCH+VMQ, Jl. Terapi Raya, RT.03/RW.19, Menteng, Kec. Bogor Bar., Kota Bogor, Jawa Barat 16111