Aplikasi Desain Figma

 Mengenal Google Workspace

Daftar Isi: 

1. Fungsi Google Workspace

2. Kelebihan Google Workspace

3. Kelemahan Google Workspace

Fungsi Google Workspace

Ada banyak alasan kenapa banyak pengguna Google juga memanfaatkan paket Google keseluruhannya dalam komunikasi dan pekerjaan online mereka. Ini dikarenakan Google Workspace mempunyai fungsi dan keunggulan sebagai berikut :

Gunakan email domain melalui klien Gmail

Dengan Google Workspace, Anda mendapatkan semua fungsi, keandalan, dan keakraban Gmail, tetapi dengan nama domain organisasi/bisnis Anda. Bagi karyawan, ini adalah pengalaman pengguna yang sama seperti yang biasa mereka lakukan dari Gmail konsumen, sehingga mereka dapat dengan mudah beralih antara akun pribadi dan kantor. Untuk perusahaan, ini adalah email kelas perusahaan premium yang dapat mereka kontrol dan amankan, tanpa perlu mengelola server email, dan mereka dapat dengan mudah menambahkan atau menghapus pengguna sesuai skala bisnis. Selain itu, setiap pengguna dapat memiliki hingga 30 akun alias, sehingga orang yang sama dapat menerima email yang sama baik itu email kantor maupun pribadi.

Simpan dan bagikan file tak terbatas melalui Google Drive

Setiap pengguna memiliki akun Drive tempat mereka dapat menyimpan catatan, draf, dan file lain yang tidak perlu diakses oleh rekan satu timnya. Selain itu, setiap tim dapat memiliki Team Drive tersendiri sebagai tempat pengguna dapat berbagi dokumen atau sumber daya yang perlu diakses oleh anggota tim lain. Tentu saja, mereka dapat berbagi file dan folder satu sama lain menggunakan Drive versi konsumen juga, tetapi pertama-tama mereka harus memberikan akses secara manual dan menetapkan izin untuk setiap pengguna.Tidak hanya membutuhkan waktu lebih lama, tetapi jika pemilik dokumen lupa menyertakan seseorang yang membutuhkan akses, orang tersebut harus meminta izin dan menunggu hingga pemilik dokumen memeriksa emailnya.

Berkolaborasi secara real time

Dengan pengeditan bersama secara real-time di Google Workspace, tim dapat mengedit Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang sama secara bersamaan, yang menghilangkan kontrol versi saat tim bekerja dari rumah. Perubahan terjadi secara instan, sehingga orang dapat saling membangun ide dan mencapai konsensus lebih cepat dengan komentar dan item tindakan. Jika mereka masih perlu membicarakan banyak hal, anggota tim dapat menjadwalkan rapat melalui Team Calendar, melakukan video call melalui Google Meet tanpa batas waktu atau menggunakan Team Chat. Dengan Google Currents pengguna bahkan dapat membuat jaringan sosial internal Anda sendiri untuk merampingkan komunikasi di seluruh organisasi, berbagi konten yang relevan dengan karyawan Anda, memulai diskusi, dan lain- lain.

Sama seperti aplikasi yang didukung oleh Google Workspace di atas, ini hanyalah sebagian dari fungsi dan manfaat yang didapat pengguna Google Workspace. Masih ada kemungkinan manfaat dan fungsi lainnya seperti mengintegrasikan Google Workspace dengan CRM dan aplikasi pihak ketiga lainnya, mengelola banyak hal dari Admin Console, mendapatkan dukungan keamanan tingkat perusahaan dengan Endpoint Management, menjaga dan mempertahankan data bisnis dengan Google Vault, meluncurkan website dengan Google Sites, bantuan insight dan produktivitas yang didukung AI hingga mengaktifkan pengalaman yang konsisten di seluruh perangkat.

Kelebihan Google Workspace

Diantara banyaknya keuntungan Google Workspace, berikut 5 keuntungan paling signifikan yang dapat dirasakan organisasi Anda saat menggunakan Google Workspace: 

1. Security dan reability yang diberikan Google

Data Anda sepenuhnya milik Anda. Anda juga tentunya memiliki akses ke data Anda untuk mengelolanya sendiri.

Hal ini merupakan bagian dari perjanjian yang Anda tandatangani saat bergabung dengan Google Workspace.

Salah satu keuntungannya adalah Anda tidak perlu lagi mengkhawatirkan keamanan data Anda di server. Google memberikan keamanan yang sangat baik dan melindungi data Anda dari peretas.

Mereka mengenkripsi setiap sesi browser dengan SSL. Pusat data Google yang dapat diandalkan memastikan bahwa data Anda selalu tersedia saat Anda membutuhkannya.

Tidak perlu khawatir tentang downtime, sebab komputasi awan memungkinkan transfer yang lancar antarserver, Anda tidak perlu khawatir tentang server mana yang menyelesaikan apa. Yang harus Anda lakukan adalah menggunakan aplikasi.

Jika terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti PC Anda rusak atau dicuri, Anda tidak perlu khawatir. Google mencadangkan pekerjaan Anda, Anda juga dapat memulihkan data serta menjalankannya dalam waktu singkat.

2. Kolaborasi secara real-time

Kolaborasi mungkin sulit dilakukan bahkan ketika semua orang berada di kantor.

Apalagi saat kultur hybrid working tengah marak sejak pandemi, karyawan yang work from office dan remote working mungkin akan lebih susah untuk berkolaborasi.

Google Workspace hadir dengan seperangkat alat kolaboratif yang eksklusif untuk edisi bisnis atau telah ditingkatkan dari edisi konsumen.

Dengan pengeditan bersama secara real-time di Google Workspace, tim dapat mengedit Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang sama secara bersamaan.

Fitur ini memudahkan tim Anda yang bekerja dari jarak jauh untuk tetap menjaga komunikasi dan team work.

Mengembangkan ide dan mencapai kesepakatan lebih cepat menggunakan fitur komentar dan fasilitas lainnya yang disediakan oleh Google Workspace.

Jika masih perlu mendiskusikan hal lainnya, anggota tim dapat menggunakan Kalender untuk merencanakan rapat, mengadakan obrolan video via Google Meet tanpa batasan waktu, atau menyelesaikan secara spesifik menggunakan Spaces.

3. Google Workspace dapat diintegrasikan dengan CRM dan aplikasi pihak ketiga lainnya.

Tim Anda dapat berkolaborasi dengan lancar di seluruh platform dengan menghubungkan Google Workspace dengan CRM dan aplikasi produktivitas lainnya hanya dari aplikasi Google Workspace.

Karyawan mengakses aplikasi kerja dengan single sign-on, dan mereka tidak perlu membuang waktu untuk bolak-balik demi menduplikasi upaya (dan data). 

Bisnis Anda akan mendapatkan keuntungan dari peningkatan produktivitas, dan Anda tidak perlu khawatir tentang perbedaan data atau human error.

Tim sales dan tim layanan pelanggan, misalnya, dapat menggunakan konektivitas CRM untuk melacak tugas, panggilan, rapat, dan email secara otomatis di Salesforce tanpa harus keluar dari Gmail.

Mereka juga dapat menggunakan Google Workspace untuk mengakses kontak Salesforce dan analitik akun, serta hanya menarik data CRM ke Spreadsheet. 

4. Efektivitas biaya

Anda tidak perlu membayar untuk pemeliharaan pusat data yang besar karena server di-host di tempat lain.

Google membangun pusat datanya dengan cara yang hemat biaya untuk memberikan penghematan kepada penggunanya.

Mesin ekstra, ruang, perangkat lunak, dan karyawan tidak termasuk dalam anggaran Anda. Anda hanya membayar paket Google Workspace yang Anda gunakan.

Karena Google mengelola aplikasi, setiap upgrade dan perbaikan perangkat lunak tidak diperlukan karena sudah ditangani sendiri oleh mereka.

Versi terbaru akan selalu tersedia untuk Anda. Anda tidak perlu khawatir memiliki sepuluh atau 10.000 karyawan karena perangkat lunak ini akan berkembang bersama Anda.

5. Semuanya dikontrol melalui konsol admin

Keunggulan Google Workspace yang selanjutnya adalah adanya fitur Konsol Admin Google Workspace untuk mengelola data, pengguna, dan aplikasi.

Tambahkan dan hapus pengguna dan grup, kelola perangkat, dan mengubah pengaturan keamanan menggunakan dashboard intuitif.

Selain itu, aplikasi yang tidak tepercaya dapat diblokir, kunci keamanan dapat diterapkan, dan mengaktifkan verifikasi dua langkah, misalnya.

Jika pengguna menggunakan komputer atau perangkat seluler baru untuk mengakses Google Workspace atau aplikasi terkait, Google mengirimi mereka pesan teks dengan nomor verifikasi yang harus mereka masukkan sebelum dapat mengakses data bisnis.

Untuk membantu melindungi organisasi Anda, Google Workspace menyertakan pemindaian email yang ditingkatkan, yang memeriksa risiko keamanan, serta analisis keamanan dan saran praktik terbaik. 

Kelemahan Google Workspace

Anda sudah memahami seluruh kelebihan yang berkaitan dengan layanan yang diberikan oleh Google. Kemudian hal lain yang harus diketahui sebelum mendaftarkan akun perusahaan di Google suite adalah mengenai kekurangan dari layanan ini. Seluruh informasi kekurangannya bisa Anda lihat di sini.

1. Permasalahan Konversi Dokumen

Salah satu kekurangan yang perlu dipertimbangkan adalah penggunanya dapat mengalami masalah yang berkaitan tentang konversi dokumen. Misalkan saja konversi dokumen non G Suite seperti document Microsoft menjadi Google sheets. Namun saat ini Anda tidak perlu khawatir, update terbaru Google Drive Anda sudah dapat mengedit file asli document Office Microsoft tanpa perlu melakukan konversi ke format Google Excel.

2. Fitur Google Meet Terbatas

Kita harus mengakui bahwa saat ini Google Meet Conference besutan G Suite masih memiliki fitur yang terbatas jika dibandingkan dengan aplikasi conference sejenis. Namun Anda tidak perlu khawatir, di timeline product development G Suite saat ini kebanyakan mengenai fitur Google Meet. Tinggal menunggu waktu untuk fitur - fitur terbaru Google Meet jadi Anda tidak perlu khawatir.

3. Koneksi internet

Aplikasi ini untuk bisa berfungsi secara normal, penggunanya harus selalu tersambung dengan internet. Saat penggunanya berada di daerahnya kesulitan sinyal internet, maka layanannya akan langsung mengalami gangguan. Perusahaan yang berada di daerah koneksi internet yang kurang baik, dapat mengalami gangguan saat menggunakan layanan.

Sekarang Anda sudah mengetahui seluruh kelebihan dan kekurangan G Suite berdasarkan ulasan ini. Apabila perusahaan yang Anda jalankan berada pada daerah yang memiliki sinyal internet yang kuat dan memiliki tim support yang paham tentang instalasi konversi dokumen ke Google Sheets, maka menggunakan layanan Google Suite sangat disarankan.

Kesimpulan dan Penutup

Dasarya Google ingin menerapkan semua kebutuhan dalam satu tempat saja dengan berbagai dukungan sehingga tidak mengherankan kalau pengguna akan melihat dan mendekati diri mereka menggunakan banyak aplikasi penunjang di Google Workspace ini. Karena Google memang menyediakannya sebagai tempat dimana semua pekerjaan bisa diintegrasi dengan lebih praktis dan meminimalisir waktu.

Selain tentunya kemudahan menggunakan aplikasi yang ramah guna dan mudah dimengerti sehingga akan mempersingkat pekerjaan di antara karyawan mengingat Google adalah tool yang tidak asing bagi pengguna online. Meski memungut bayaran mulai dari $4.20 per bulan hingga paket Enterprise bagi bisnis skala besar, pengguna Google Workspace tentunya tidak akan kecewa karena dukungan yang mereka dapatkan akan terasa maksimal.

KONSULTASI GRATIS 

(Admin)

0882-9037-8482 Cs1

0857-7612-5559 Cs2
0858-9165-8512 Cs3

Alamat Kantor:

CQCH+VMQ, Jl. Terapi Raya, RT.03/RW.19, Menteng, Kec. Bogor Bar., Kota Bogor, Jawa Barat 16111