Aplikasi Persuratan
Aplikasi persuratan pada perusahaan sangatlah dibutuhkan
oleh pihak perusahaan karena surat menyurat termasuk hal yang berpengaruh. Di
dalam persuratan perusahaan ada pencatatan surat yang berhubungan dengan pihak
internal perusahaan maupun pihak eksternal dalam bentuk kerja sama.
Pengarsipan surat harus dicatat dan didata dengan baik, agar
saat melakukan pencarian dapat dengan mudah ditemukan. Dalam hal pengarsipan
surat, pencatatan harus dikategorikan berdasarkan surat masuk dan keluar.
Selain itu, pencatatan surat harus juga dilakukan sesuai nomor surat untuk
memudahkan dalam kategorisasi dan penemuan surat.
Pengarsipan surat yang dilakukan secara konvensional dan
tidak menggunakan aplikasi arsip surat menjadikan proses pencatatan menjadi
lama dan tidak otomatis. Penerimaan surat masuk dan keluar dari perusahaan yang
berbeda-beda jenisnya mengakibatkan proses pencatatan konvensional bukan
menjadi opsi terbaik dalam mengatasi proses pengarsipan surat digital.
Pencatatan secara konvensional membutuhkan tenaga ahli di
bidangnya dan menyulitkan untuk mengakses arsip surat dimanapun dan kapanpun.
Sedangkan kemajuan zaman yang mengharuskan aplikasi mampu beradaptasi dan
menyesuaikan pergerakan perusahaan. Dengan demikian perusahaan membutuhkan
aplikasi persuratan yang mampu beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan dan
mobilitas perusahaan.
Perkembangan teknologi berbasis digital memberikan dampak
perubahan yang begitu signifikan pada semua aspek bisnis. Salah satunya dalam
berkomunikasi atau menjalin relasi. Kini, kegiatan semua komunikasi bisnis
antardivisi jadi semakin mudah dan praktis dengan hadirnya aplikasi persuratan
online. Lalu, apa itu persuratan online? Apa manfaatnya dan mengapa penting
untuk perusahaan?
Dalam proses persuratan terdapat disposisi surat masuk dan
keluar yang berbeda-beda asal dan jenisnya, pengarsipan surat yang dilakukan
secara konvensional sangat membutuhkan waktu yang lama karena data yang di
input tidak secara otomatis dan terpusat. Dengan demikian perlu adanya aplikasi
surat menyurat yang membantu dalam masalah persuratan yang ada. Aplikasi
persuratan adalah aplikasi yang berbentuk e-surat (electronic surat) yang
berbasis web dengan berbagai fitur di dalamnya dengan kemampuan mengarsipkan
surat secara aman dan terpusat.
Aplikasi persuratan adalah perangkat lunak (software)
penerimaan surat yang mampu membantu pendistribusian surat dengan mudah, cepat,
dan tepat. Pendistribusian dapat dilakukan secara otomatis dan dapat diawasi
mengenai surat yang belum terdistribusikan. Pada aplikasi ini menjadikan surat
digital lebih mudah untuk dikoordinasikan dan dikontrol.
Dibawah ini dikemukakan berbagai pendapat mengenai pengertian surat, yaitu: “Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau suatu pernyataan secara tertulis kepada pihak lain, baik atas nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan atau organisasi”. (Pratama, 1997:1) Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pernyataan dari suatu pihak kepada pihak lain. Sedangkan dalam buku Tugas dan Pengembangan Sekretaris (Sedarmayanti, 1997: 26) surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warka.
Fungsi surat dalam buku Surat Menyurat Bisnis Modern adalah:
“Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau
informasi dari satu pihak lain. Karena itu surat juga berfungsi mencerminkan
citra atau wibawa pihak pengirim. (Pratama dan Manurung, 1997: 10) Dalam dunia
usaha dinas pemerintahan, surat dapat dijadikan sebagai berikut:
c. Jaminan keamanan, misalnya surat jalan.
Kehadiran sistem persuratan secara digital tentu menawarkan
banyak sekali manfaat untuk perusahaan atau instansi dalam mengatur proses
komunikasi surat-menyurat menjadi lebih efektif dan efisien. Adapun manfaat
menerapkan e-Office persuratan untuk bisnis, di antaranya:
Disposisi Surat Lebih Mudah. Semua surat dapat dicari dengan
mudah melalui database dari aplikasi e-Office.
Jaminan Keamanan dan Kerahasiaan. Sebab, aplikasi hanya
dapat diakses oleh pengguna dengan kata kunci.
Lebih Hemat Biaya. Perusahaan tidak lagi perlu mengeluarkan
biaya untuk kertas, amplop, hingga kurir.
Mudah dan Praktis. Hanya dengan koneksi internet dan
aplikasi e-Office, semua bentuk kegiatan persuratan bisa langsung dilakukan.
Penyimpanan Data Secara Terpusat dan Otomatis. Data
tersimpan secara terpusat di satu server dalam bentuk digital.
Manfaat Aplikasi Persuratan Online untuk Perkantoran.
Aplikasi ini dibutuhkan oleh perusahaan karena memudahkan pekerjaan dalam
penerimaan surat digital, di aplikasi ini juga menjadi aplikasi agenda surat
masuk dan keluar yang mencatat surat secara terdata, dan pastinya memberikan
laporan secara berkala sehingga pengarsipan kantor dapat terpantau dengan baik.
Aplikasi persuratan bermanfaat untuk membantu dalam hal pendistribusian surat,
dengan menjadikan distribusi surat menjadi lebih cepat dan memudahkan
identifikasi surat yang belum terdistribusikan. Selain itu menjadi aplikasi
penomoran surat otomatis yang mengurangi kesalahan dalam penomoran surat. Dalam
penggunaan aplikasi surat menyurat perkantoran menjadikan birokrasi dan urusan
persuratan lebih efisien dan tentunya pengaksesan aplikasi dapat dilakukan
dimanapun dan kapanpun.
Manfaat Aplikasi Persuratan untuk Bisnis. Untuk memenuhi kebutuhan teknologi yang semakin canggih, aplikasi surat menyurat juga harus semakin berkembang. Oleh karena itu SIPAS atau Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat yang membuat pencatatan surat menjadi lebih mudah dan dapat dikendalikan dengan baik. Aplikasi SIPAS merupakan bentuk dari aplikasi agenda surat masuk dan keluar yang berupa aplikasi arsip surat buatan dari PT. Sekawan Media Informatika yang didalamnya terdapat banyak fitur untuk membantu persuratan. Aplikasi persuratan memberikan laporan secara berkala sehingga memudahkan untuk memberi laporan kepada pimpinan perusahaan. Aplikasi SIPAS juga mampu menyimpan data secara aman dan tanpa khawatir data akan hilang. Aplikasi persuratan ini juga dapat mendistribusikan surat masuk dan keluar secara cepat dan akurat. Pada masalah pendistribusian surat dapat dilihat ekspedisi surat atau riwayat keberadaan surat. Pada surat digital masuk dan keluar yang ada disesuaikan dengan relasi keterkaitannya, sehingga memudahkan dalam pencarian korelasi surat. Selain itu, sistem persuratan digital juga menjadi aplikasi penomoran surat otomatis sehingga pemberian nomor surat tidak dilakukan secara manual yang memungkinkan terjadinya kesalahan pada pengurutan nomor. Selain itu aplikasi ini menjadikan pembuatan konsep surat menjadi mudah karena rancangan atau konsep dapat dibuat langsung melalui aplikasi. SIPAS menyediakan banyak fitur yang menarik dan membantu instansi atau perusahaan dalam pengarsipan dan fitur dari SIPAS yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi tersebut. Maka dari itu setiap perusahaan dan instansi harus memilih SIPAS dalam membantu penerimaan surat masuk dan keluar.
PENTINGNYA APLIKASI PERUSRATAN ONLINE UNTUK PERUSAHAAN
Aplikasi surat online diperlukan perusahaan sebab membuat
proses korespondensi jadi lebih mudah karena dilakukan secara otomatis.
Aplikasi juga menyimpan semua surat masuk maupun keluar sehingga perusahaan
dapat memantau arsip persuratan dengan optimal.
Tak ketinggalan, aplikasi e-Office juga mempersingkat waktu
penyaluran surat dan membantu perusahaan mengidentifikasi surat yang belum
tersalurkan. Aplikasi juga membantu perusahaan memberikan nomor otomatis
sehingga menekan kekeliruan penulisan penomoran surat.
Dengan kata lain, aplikasi e-Office membuat birokrasi instansi terkait persuratan menjadi lebih mudah, sederhana, dan pastinya efektif karena dapat diakses di mana saja setiap saat. Semoga bermanfaat.
MACAM-MACAM APLIKASI PERSURATAN
integraOffice Persuratan adalah aplikasi surat-menyurat
digital atau e office yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi.
Dengan aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengelola surat-menyurat
seperti:
surat masuk, untuk ditindaklanjuti lebih lanjut atau
diarsipkan;
surat keluar, pembuatan draf surat, mengirim surat ke divisi
lain secepat kilat;
disposisi, mendelegasikan atau menerima disposisi dengan
cepat dan mudah;
penomoran otomatis, menghilangkan penomoran ganda;
tracking surat, mengetahui progres dan keberadaan surat.
Selain itu, di aplikasi e-office ini pengarsipan surat juga
lebih mudah karena berkas surat dalam bentuk digital, jika diperlukan suatu
waktu, surat dapat dicari dengan mudah.
Aplikasi e surat ini juga mendukung penggunaaan pada
perangkat Android dan IOS. Jadi, proses surat-menyurat dapat dilakukan di mana
saja dan kapan saja.
Keunggulan:
Banyak digunakan di Instansi pemerintahan, BUMN, dan
Universitas.
Dapat disesuaikan (custom) dengan tata naskah dinas
elektronik pengguna.
Tersedia platform Web, Android, dan iOS.
Bisa diintegrasikan dengan tanda tangan elektronik (BSRE,
Privy, Teken Aja, Peruri).
Tersedia layanan Cloud
Pelayanan after sales yang prima.
Elektronik mail adalah alat komunikasi berbasis internet
yang dapat mengirimkan surat secara elektronik.
Pengertian email menurut Erima Oneta dan Yosep. S, email
adalah salah satu fasilitas internet yang begitu populer dan merupakan
fasilitas yang paling awal dikembangkan di internet. Melalui email kita bisa
menyusun, mengirim, membaca, membalas, serta mengelola pesan secara elektronik,
mudah, tepat, cepat, dan aman.
Fungsi:
Pada dasarnya email berfungsi untuk mengirim dan menerima
pesan baik berupa dokumen, foto, atau video.
Keunggulan:
Bisa dikirim ke beberapa orang sekaligus dengan catatan
penerima juga memiliki alamat email.
Bisa digunakan di mana saja dan kapan.
Dapat difungsikan sebagai penyimpan arsip (hanya dapat
dicari berdasarkan nama).
Gratis
Macam-Macam Aplikasi Email
Gmail adalah aplikasi surat elektronik paling popular saat
ini. Software besutan google ini memungkinkan Anda untuk mengirim surat,
melampirkan dokumen, foto, dan video.
Microsoft Outlook adalah aplikasi surat elektronik buatan
Microsoft yang memungkinkan Anda untuk mengirim surat elektronik. Selain itu
juga dapat difungsikan sebagai kalender, jadwal kerja, serta catatan dan
jurnal.
WhatsApp adalah aplikasi pengirim pesan untuk ponsel cerdas
atau smartphone yang paling populer saat ini. Hampir semua pengguna smartphone
menggunakan aplikasi ini untuk berkirim pesan. Tidak terkecuali untuk proses
surat-menyurat dinas atau perusahaan.
Keunggulan:
1. User friendly atau
mudah digunakan.
2. Banyak digunakan di Indonesia untuk komunikasi kedinasan dan bisnis.
3.Ada fitur backup chat.
DocuSign adalah layanan untuk mengirim, mengelola, dan
menandatangani dokumen secara elektronik yang dapat meminta atau berkolaborasi
dengan berbagai pihak. Docusign juga memungkinkan integrasi dengan Google
Drive, Gmail, dan Dropbox. Sebelum proses penandatanganan surat, langkah
pertama adalah memindai dokumen fisik ke bentuk digital untuk diunggah di website
DocuSign lalu dibubuhi tandan tangan.
Keunggulan:
Banyak digunakan di
seluruh dunia
Bisa diintegrasikan
dengan Google Drive, Gmail, dan Dropbox
User friendly atau mudah digunakan.
FITUR-FITUR APLIKASI PERSURATAN MANAJEMEN
Untuk menjawab kebutuhan-kebutuhan dari perusahaan yang
menerapkan sistem aplikasi ini, maka aplikasi surat menyurat memiliki
fitur-fitur pembantu yang mendukung kerja aplikasi ini dan mampu untuk
memonitoring surat. Fitur-fitur yang dimiliki juga memiliki kegunaan dan
manfaatnya masing-masing, yang antara lain:
1. Fitur Pencatatan Surat Masuk dan Keluar
Pada fitur ini surat masuk atau surat keluar akan dilakukan
pengarsipan dan pencatatan surat atau data surat menyurat secara baik dan
optimal. Dalam melakukan pengarsipan atau pencatatan, pada fitur ini juga
memberikan kelengkapan atribut surat dari instansi terkait, dan mampu
mengunggah dokumen.
Dalam persuratan kantor tentunya memiliki disposisi surat
yang berasal dari pimpinan. Disposisi surat adalah bentuk surat perintah kerja
yang diberikan dari pimpinan untuk bawahan. Dengan menggunakan aplikasi
manajemen surat, disposisi yang dilakukan oleh pimpinan dapat dilakukan dengan
baik dan cepat. Sehingga isi dari disposisi tersebut dapat dilakukan dengan
baik dan cepat oleh bawahan.
Distribusi surat juga merupakan suatu proses dari persuratan
apabila suatu surat sudah selesai dikerjakan. Pada pendistribusian surat ini
surat akan diberikan kepada tujuan yang ada pada surat. Pendistribusian yang
dilakukan secara manual atau konvensional memerlukan jasa pengantar surat atau
kurir yang tentunya akan memakan waktu lama dan biaya tambahan. Tetapi
sebaliknya dengan penggunaan aplikasi pengembangan teknologi yang akan
melakukan distribusi surat secara modern tanpa memerlukan jasa kurir dan hanya
dilakukan melalui aplikasi. Tentunya hal ini akan menjadi lebih efektif karena
surat mampu diterima oleh penerima dengan cepat.
4. Fitur Penomoran Surat Otomatis
Penomoran surat merupakan hal yang wajib dilakukan dalam
mengolah surat menyurat, karena setiap surat yang dimiliki harus memiliki nomor
surat untuk memudahkan dalam mengkategorikan surat dan mengidentifikasi jenis
surat yang masuk atau keluar. Fitur penomoran surat otomatis membantu dalam
memberikan nomor surat secara baik dan akan mengurangi potensi kesalahan nomor
surat atau nomor surat yang sama.
Riwayat surat atau pencarian surat akan mudah dilakukan dengan menggunakan fitur ini, pada fitur pencarian surat terdapat kolom yang mampu mencari riwayat surat dan data surat menyurat secara cepat. Sehingga tidak memerlukan waktu lama dalam pencariannya serta lebih efisien serta pencarian data surat menyurat tetap tersimpan dengan rapi dan baik.
.png)
Itu lah penjelasan mengenai Aplikasi Persuratan yang perlu
anda ketahui. Semoga pembahasan dan informasi yang disampaikan dapat bermanfaat
ya.
Tunggu apalagi? Konsultasikan segera kebutuhan digitalisasi
anda bersama www.pioneerteknologi.com
KONSULTASI GRATIS
0857-7612-5559 CS 1
0858-9165-8512 CS 2
0882-9037-8482 CS 3
Alamat Kantor :
CQCH+VMQ, Jl. Terapi Raya, RT.03/RW.19, Menteng, Kec. Bogor Bar., Kota Bogor, Jawa Barat 16111
.png)
.png)
.png)
Komentar
Posting Komentar